Аби перехід був успішним, ми пропонуємо йти такими кроками:
- Дослідження та аналіз вимог
- Розробка чіткого ТЗ для конкретної бібліотеки: опис процесів, правил, структури даних
- Інсталяція версії з базовими налаштуваннями, локалізація
- Міграція даних
- Налаштування правил обігу, користувачів, доступу, OPAC
- Налаштування звітності
- Підключення інших модулів
- Тестування
- Запуск
- Навчання працівників роботі з новою системою
Загальні напрямні процесу переходу
Заздалегідь варто планувати весь шлях переходу:
- Дослідження. На цьому етапі важливо добре вивчити і зрозуміти, які є ресурси (технічні та людські), вихідні дані (впорядкованість MARC-записів, примірників, серійних видань, користувачів) тощо.
- Все потребує часу. Дайте час своїм спеціалістам вивчити і поексперементувати з Кохою. Або зверніться за консультацією до спеціалістів, які вже мають подібний досвід.
Аналіз вимог. Дослідіть, яких вимог реально досягти з новою системою. - Детальне технічне завдання. Розробіть добре технічне завдання (ТЗ), продумайте кроки переходу та наступні кроки вдосконалення.
- Ретельне тестування. Для запуску каталог повинен бути повністю впорядкований. Закладіть час на 3-4 спроби імпорту та ретельне тестування.
- Навчання працівників. Навчіть ваших працівників, як працювати з Кохою. Погодьте та задокументуйте нові правила роботи з системою: чим більший каталог, тим складніше відразу перевірити, чи все перенеслось правильно.
Написання технічного завдання
Технічне завдання (ТЗ) повинно описувати:
- Міграцію підрозділів бібліотеки
- Правила міграції бібліографічних записів та примірників
- Міграцію користувачів
- Налаштування модуля підписок (для серійних видань)
- Налаштування правил обігу
- Налаштування правил доступу для адміністраторів і бібліотекарів
- Звітність
- Вимоги до OPAC (веб-доступу для користувачів) та, за потреби, налаштування дизайну веб сторінок
- Налаштування додаткових модулів (RFID, системи доступу до приміщень тощо)
Психологічні аспекти переходу на Коха
Окрім чисто технічних вимог для переходу, варто звернути увагу і на психологічні фактори, що суттєво впливатимуть на процес.
- Звичка. Ваші працівники працювали з попередньою системою вже роками. За цей час вони звикли до наявного процесу та налаштувань.
- Усі – різні. Хоча бібліотечні системи й забезпечують відносно подібний функціонал, але всі вони різні. Не варто зводити нову бібліотечну систему до попередньої. Підхід “все потрібно відтворити в новій системі ідентично” переважно веде до розчарувань.
- Нові можливості. Важливо визначити функції, які потрібно реалізувати, і тоді вивчити, як це робиться в новій системі. Перехід принесе: – додаткову автоматизацію процесів; – вдосконалення для користувачів та бібліотекарів; – осучаснення.
- Врахувати міжнародний досвід. Ми ознайомились з досвідом багатьох великих бібліотек світу і знаємо, що більшість попередніх налаштувань чи принципів вони формували роками, однак не переглядали після втілення. Для цих процесів потрібно знову дослідити причину, чому вони були введені, чи ще актуальні і як їх можна втілити в новій системі.
- Проводити навчання. Після переходу обов’язково будуть виникати питання у працівників. Потрібно провести навчання працівників роботи з новою системою. Хоча є розширена документація Кохи та різноманітні навчальні відео, але вони переважно англомовні або не до кінця деталізовані. Потрібно, щоб команда була налаштована позитивно, досліджувала і експериментувала з можливостями системи.
Детальніше про етапи переходу та наш досвід можете переглядайте в презентації.